Функции управления
Следует критически пересматривать действующие системы выполнения функций управления и применяемые формы документации в направлении устранения излишней (т. е. неиспользуемой или малоиспользуемой) отчетности и другой информации, и наоборот, введения в необходимых случаях дополнительных показателей и сведений, использование которых может повысить качество работы аппарата управления. При этом должны быть четко регламентированы содержание, объем и периодичность информации, необходимой рабочим, мастерам, начальникам цехов, руководящему составу аппарата управления как на предприятии, так и в вышестоящих органах управления. Выявление и устранение излишеств документации равносильно повышению производительности труда работников аппарата, а частичное увеличение объема информации на отдельных участках (где это необходимо) за счет сэкономленной на других улучшает показатели их деятельности.
Лишь предварительно упорядочив информационные потоки, можно экономически и технически обоснованно решить вопросы механизации и автоматизации управления, т. е. создания материальной базы научной организации труда инженерно-технических работников и служащих. Необходимо комплексно механизировать и автоматизировать процессы инженерно-управленческого труда путем использования технических средств документирования информации, ее передачи и переработки. Этим целям служат разнообразные приборы, машины и оборудование, предназначенные для составления, копирования, размножения и хранения документации, обеспечения необходимой связи между звеньями аппарата управления, выполнения учетных, вычислительных и логических операций, а также для создания оптимальных условий труда инженерно-технических работников и служащих.
Следует полностью устранить ручное переписывание каких бы то ни было данных на основе жесткого соблюдения принципа однократной записи, согласно которому допускается ручное составление только первичных документов, а последующее копирование их (в том числе выписка из них отдельных данных) или получение на их основе производных документов должны осуществляться с использованием современных средств вычислительной и документационной техники. Комплексная механизация и автоматизация предполагает охват ею всех видов работ аппарата управления — от разработки технической документации до составления отчетов и анализа деятельности предприятий. Вопрос о наиболее целесообразных в технико-экономическом отношении организационных формах использования технических средств (создание информационно-вычислительного центра, машиносчетной станции, централизованное или децентрализованное использование, прикрепление к кустовой МСС или ВЦ и т. д.) должен решаться в зависимости от характера этих средств и исходя из требования их рациональной загрузки.