Технические исполнители
Большое место в работе аппарата управления и, прежде всего технических исполнителей занимают разного рода картотеки. Весьма эффективны картотеки с краевой перфорацией, из которых нужные карты легко извлекаются с помощью весьма простого устройства. На основе использования карт с краевой перфорацией может быть создана система учета и контроля исполнения в установленные сроки документов, как поступающих от вышестоящих и других сторонних организаций, так и внутренних (приказов, распоряжений, решений оперативных совещаний и др.). При этом нужный документ по любому признаку можно найти за 1—1,5 мин, что обеспечивает оперативное получение информации о местонахождении документа, состоянии его выполнения, об исполнителе и значительно сокращает суммарный поток контрольной документации.
Таким образом, уже из приведенных примеров использования технических средств видно, что они играют важную роль в повышении производительности труда технических исполнителей и их следует предусматривать при разработке технологии выполнения соответствующих работ и основанных на ней норм времени.
Формы организации труда технических исполнителей зависят от объема работ и применяемых технических средств. Прогрессивным направлением является сосредоточение однородных работ в специализированных подразделениях, призванных обслуживать все подразделения и службы предприятия. К числу таких специализированных подразделений относятся информационно-вычислительные центры (отделы, бюро), машинописные (диктофонно-машинописные) бюро, копировально-множительные отделы (бюро), службы делопроизводства. Для реализации преимуществ, присущих централизованной обработке информации с использованием современных технических средств, необходимо проанализировать содержание работ по каждой функции управления и выделить встречающиеся в них технологически однородные элементы, с тем, чтобы передать их выполнение соответствующим специализированным подразделениям. Это не исключает децентрализованное выполнение отдельных работ в функциональных подразделениях аппарата управления, связанных с непосредственным обслуживанием их нужд (в части делопроизводства, учетных, счетных и других работ).
Значительная часть технических исполнителей занята в сфере делопроизводства. Структура делопроизводственной службы (документационной службы) зависит от размера предприятия. На крупном предприятии руководство этой службы возлагается на управляющего делами и в ее состав входят: секретариат дирекции, канцелярия, машинописное и стенографическое или диктофонно-машинописное бюро, архив, экспедиция, копировально-множительное бюро (ротаторная). Кроме того, общезаводская служба делопроизводства осуществляет методическое руководство выполнением соответствующей функции в подразделениях предприятия и работой занятых ею исполнителей (секретарей отделов и цехов). На среднем по размерам предприятии эта служба возглавляется заведующим канцелярией и в ее состав входят: секретарь директора, машинописное бюро, работники канцелярии, ротаторная, архив. На небольшом предприятии делопроизводственное обслуживание осуществляется секретарем дирекции с необходимым числом секретарей и машинисток.
Труд технических исполнителей в значительной степени поддается прямому (непосредственному) нормированию. Методы установления норм времени на выполняемые ими работы во многом могут быть заимствованы из практики нормирования операций технологического процесса. При этом может быть, в частности, использован метод технического расчета норм времени по нормативам, состоящий в том, что нормируемая операция расчленяется на отдельные элементы, для каждого из которых заранее устанавливаются нормативы продолжительности выполнения основной, вспомогательной и подготовительно-заключительной работы, обслуживания рабочего места, а также перерывов для отдыха и личных надобностей. Нормативы устанавливаются расчетным путем или с помощью хронометража и узкопленочной кинокамеры.
Для укрупненных расчетов необходимой численности технических исполнителей могут быть использованы методы косвенного нормирования, аналогичные описанным выше для руководителей и специалистов.